La Delibera istitutiva del Servizio LGBT prevede che per la programmazione e lo svolgimento delle proprie funzioni esso sia affiancato da un Gruppo di Pilotaggio composto da rappresentanti dei diversi Settori dell'Amministrazione comunale e dal personale del Servizio.

Si ritiene infatti necessario che ogni componente dell'Amministrazione partecipi in prima persona - per la propria competenza - alla progettazione e alla realizzazione delle iniziative, trattandosi di tematiche che possono riguardare l'intera cittadinanza sotto diversi aspetti.

All'interno del Gruppo di Pilotaggio i rappresentanti dei vari Settori riportano i bisogni e le problematiche che emergono nel loro ambito lavorativo, cercando di individuare insieme agli altri membri del Gruppo adeguate strategie di intervento. Successivamente trasmettono al proprio Settore i risultati della discussione, promuovendo e avviando buone prassi.

I partecipanti al Gruppo di Pilotaggio svolgono così una funzione di collegamento attraverso l'analisi dei bisogni, la progettazione delle iniziative, l'informazione e la sensibilizzazione dei colleghi.
L'attivazione di buone prassi può coinvolgere ulteriore personale a seconda delle competenze e del tipo di intervento predisposto.

Sono previsti incontri periodici del Gruppo di Pilotaggio nel suo insieme (circa due all'anno) oltre a incontri mirati per area tematica o per singolo Settore.

L'avvio del Gruppo ha previsto una formazione specifica per i partecipanti che ora prosegue con appuntamenti di aggiornamento permanente.

Attualmente partecipano al Gruppo di Pilotaggio i seguenti:

Rappresentanti del Gruppo di Pilotaggio 

Nel febbraio 2019 è stato realizzato il pieghevole Connessioni LGBT. La rete Arcobaleno dei Servizi della Città, che evidenzia il lavoro del Gruppo di Pilotaggio nonché le connessioni tra il Servizio LGBT e gli altri Servizi e Uffici della Città. Il pieghevole è in distribuzione presso i Servizi e Uffici stessi, presso le Biblioteche civiche e i principali punti informativi.