Città di Torino
Divisione Servizi Sociali e rapporti con le Aziende sanitarie
Informa Stranieri e Nomadi
Circolare n. 23 del 27 ottobre 2009 – Ministero dell'Interno - Dipartimento per gli Affari Interni e Territoriali: trasmissione degli atti di stato civile tra Consolati e Comuni tramite Posta Elettronica Certificata (PEC) per successiva trascrizione nei registri dello Stato Civile.
Si rende noto con questa Circolare che l'Amministrazione del Ministero dell'Interno – Dipartimento per gli Affari Interni e Territoriali, di concerto con il Ministero degli Esteri, ha predisposto un nuovo protocollo per la trasmissione della documentazione di stato civile dalle Rappresentanze diplomatico-consolari italiane all'estero ai Comuni, ai fini della successiva trascrizione dei predetti atti nei registri dello stato civile.
Per ogni atto da trascrivere, in regola con le normative vigenti in materia di traduzione e legalizzazione, il Consolato competente trasmetterà a mezzo di posta elettronica certificata (PEC) al Comune interessato un file compresso in formato PDF.
Tale file dovrà essere firmato digitalmente da parte del funzionario consolare incaricato e dovrà contenere:
- la versione elettronica dell'atto da trascrivere e della eventuale documentazione aggiuntiva prevista dalla legge;
- la traduzione integrale autenticata, ove sia necessario, degli atti inviati;
- una dichiarazione di conformità dei documenti informatici con gli originali cartacei conservati dal Consolato che li invia: ad esempio l'atto di nascita corredato del relativo riconoscimento, se distinto, oppure l'atto di matrimonio e relativa scelta del regime patrimoniale (il modello secondo il quale tale dichiarazione deve essere redatta è allegato alla circolare che si può scaricare dagli atti amministrativi del sito del Ministero dell'Interno).
Successivamente alla ricezione del file, l'ufficiale di stato civile provvederà alla stampa della documentazione ricevuta, inclusa la certificazione di conformità consolare apponendovi, al fine di procedere alla debita trascrizione, una propria dichiarazione che certifichi la conformità del modello stampato rispetto a quanto ricevuto per via telematica dal Consolato.
Dopo aver effettuato queste operazioni l'ufficiale di stato civile incaricato provvederà a conservare tale documentazione negli archivi comunali.
Dopo aver proceduto alla trascrizione, l'ufficiale di stato civile ne darà notizia (sempre per via telematica) al Consolato competente.
Nel caso in cui l'ufficiale di stato civile verifichi l'incompletezza della documentazione ricevuta ai fini della trascrizione dell'atto, lo comunicherà subito all'Ufficio consolare di competenza (anche tramite posta elettronica normale), il quale procederà a trasmettere di nuovo la documentazione in un altro file, con le caratteristiche sopra evidenziate, in modo che per ciascuna trasmissione tutta la documentazione riferita all'atto sia contenuta in unico file.
Si precisa che, al fine di semplificare il lavoro, l'Ufficio Consolare potrà trasmettere ad un Comune una pluralità di atti da trascrivere (anche riferiti alla stessa persona) in un'unica soluzione.
Ciascun atto, corredato della dichiarazione (indicata nel punto C della Circolare) e completo di ogni altro documento previsto dalla normativa vigente, dovrà essere incluso in un file compresso firmato digitalmente.
Nella circolare si invitano le Prefetture competenti ad informare i Sindaci dei Comuni di queste disposizioni, verificando anche l'eventuale esistenza di Comuni a tutt'oggi sprovvisti di sistemi di ricezione di posta elettronica.
In tal caso le Prefetture dovranno formare degli elenchi degli uffici di Stato Civile non ancora forniti di mezzi di comunicazione telematica e comunicare tale elenco alla Direzione Centrale per i Servizi Demografici - Area III - Stato Civile - Dipartimento per gli Affari Interni e Territoriali - Ministero dell'Interno, la quale informerà il Ministero dell'Interno affinché si diano istruzioni agli Uffici consolari di trasmettere, in via temporanea, la documentazione secondo le modalità esplicitate nella circolare alle Prefetture competenti per territorio.
Le Prefetture provvederanno a stampare la documentazione, ad apporvi la dichiarazione di conformità rispetto a quanto ricevuto telematicamente dai Consolati e ad inviare la documentazione al Comune interessato e ad ottenere notizia della avvenuta trascrizione degli atti in modo tale da poterne dare comunicazione al Consolato competente.
Si sottolinea comunque che l'invio alle Prefetture della documentazione deve essere considerata una procedura temporanea e straordinaria, da utilizzare solo per il tempo strettamente necessario affinché i Comuni provvedano a dotarsi di sistemi informatici.